הכנת תוכנית עסקית נדרשת לבדיקת רעיון עסקי או הצגה עסקית ופיננסית של תוכניות או הערכות עתידיות. בשלב ראשון לאחר שמודעים בצורך של הכנת תוכנית עסקית, נדרש להגדיר מי הם צרכני התוכנית. ייתכן ויש כוונה להציג תוכנית למשקיעים או מוסדות מימון אחרים שיאמצו את הרעיון העסקי ויהיו מוכנים להשקיע או להלוות לו כספים, גורמים בתוך הארגון המעוניינים לדעת מהו הפוטנציאל על פי המוצג בתוכנית העסקית, הצגת תוכנית עסקית לבעלי מניות קיימים כחלק מדוח בעלי מניות על מנת שיהיו מודעים למהלכים צפויים וכן הלאה. לכל סוג של גורם ככתוב לעייל, נצטרך להציג את הנתונים ייחודי אם כי בבסיסה התוכנית זהה.
מה נכלל במסגרת התוכנית העסקית?
ראשית חשוב לתאר ולנתח את המצב העסקי הבסיסי הקיים עד למועד הכנת התוכנית, דהיינו, מצב פיננסי, שיווקי, תפעולי-ארגוני, על מנת לאפשר לקורא להעריך את נתוני החברה בצורה אמינה ושקולה, כפי שמתבטא עד כה בנתוני החברה. השלב הבא הוא שלב של מטרות התוכנית העסקית, או ניתוח הציפיות בתקופות הבאות כגון תוכנית הבראה, תוכנית לפיתוח עסקי, הכנסת משקיעים אסטרטגיים וכדומה.
פרקי התוכנית העסקית
להלן פרקי התוכנית העסקית המקובלים והשכיחים ביותר:
תמצית מנהלים – תמצית הכוללת את כלל פרקי התוכנית באופן תמציתי תוך מתן דגש על מסקנות המתקבלות ממנה.
תיאור מצב קיים – סקירה של העסק הן מבחינה שיווקית, תפעולית ופיננסית על מנת שהקורא יבין את חוסנו של העסק ויכולותיו במימוש הרעיונות העסקיים שלו. פרק זה כולל ניתוח מאזנים ודוחות פיננסיים לרבות תזרים מזומנים עד ליום הכנת התוכנית
שיווק – זהו פרק ראשון מאחר וקיימת חשיבות להבנת השוק לפני שבונים מבנה ארגוני ותפעולי מתאים. רוב העסקים מקבלים את נתוני השוק כגורם נתון ואובייקטיבי לעסק במידה כזו או אחרת כפונקציה של נתח השוק.
פרק השיווק כולל:
תפעול וארגון – למרות תיאור המערך התפעולי מכירתי, לעסק פונקציות נוספות המשתלבות במערך המכירתי ולכן יש לשים דגש על אופן הסינכרון שלהן ביישום האסטרטגיה המכירתית. לדוגמא: מערך תומך מכירה, ניהול ובקרה שוטפת, דוחות מידע, אופן ניתוח הנתונים, אופן רישום הנתונים וכדומה. הפונקציות הנוספות, משתלבות במערך התפעולי-ארגוני- מכירתי וכל עוד אין תיאום גבוה, יתכנו כשלים ארגוניים ותפעוליים שיחבלו ברעיון העסקי.
מימון – כיצד מתכוונים לממן את הפעילות העסקית. כאן מתחלק הפרק לצרכים של הון חוזר הנובע ממחסור בתזרים מזומנים בחודשי הפעילות הראשונים עד להגעה לתפוקה מלאה ובנוסף, ההשקעה הנדרשת לתחילת הפעילות שאינה הון חוזר. לדוגמא: השקעה בציוד ומלאי בסיסי קבוע.
פיננסים – תיאור המצב הפיננסי הקיים מבחינת השפעות המאזן העתידיות מיום הכנת התוכנית ופרק התחזיות העסקיות הצפויות. תחזיות אלו הן עניין מהותי. התחזית הפיננסית היא תמצית של הנאמר ונסקר לגבי כלל הפרקים והיא שמעניינת בדרך כלל את צרכני התוכנית. פיננסים כוללים – דוח רווח והפסד עתידי, מאזנים עתידיים, תזרים מזומנים צפוי וכדומה.
מבחני רגישות – מבחנים אלו כוללים את השינויים בתחזיות, כאשר חל שינוי בערך המשתנים השונים וכיצד שינוי זה ישפיע על התחום הפיננסי החזוי מבחינת רווח והפסד, מאזנים ותזרים מזומנים. מבחני הרגישות הם מורכבים ונדרשת מומחיות על מנת לבדוק את ההשפעות הצולבות שבשינוי משתנים מסוימים במקביל על התחזיות הפיננסיות.
נקודה למחשבה
תוכנית עסקית שנערכת היא רלבנטית לתקופה מסוימת. השווקים דינמיים ושחקנים חדשים מצטרפים לשוק ועלולים לשנות את ההנחות שנלקחו. לדוגמא ניקח את שוק הקפה. אנו מניחים כי נצליח לחדור לתחום הסיטונאי מאחר והרווח מאפשר נקיטת טקטיקה של הורדת מחירים ונקיטה באסטרטגיה של נתח שוק על חשבון רווח. מצד שני, לאחר שהוכנה התוכנית ייתכן ונוצר משבר עולמי של יצור הקפה כתוצאה מבצורת ולכן המחירים עולים משמעותית ואינם מאפשרים לעסק לרכוש קפה במחירים שהניח בבסיס התוכנית. נכון שבעיה זו תקפה לכלל העסקים בתחום, אך המחירים שהונחו בתוכנית עלולים להשתנות בשל ספקים שעמם העסק עובד ומבלי שיוכל להחליפם בטווח זמן מהיר. בנוסף, ידוע שככל שענף רווחי יותר עם מחסומי כניסה נמוכים יחסית, ייכנסו אליו מתחרים רבים והיריבות העסקית תגבר.
כמו כן, בעת הכנת התוכנית ייתכן וכמות המתחרים היא מועטה ביחס למה שיקרה בעתיד ולכן תוכניות החברה יתכן וישתנו בשל הצורך להתמודד בשוק מול יריבים רבים יותר. יועץ עסקי מנתח את השווקים תוך שימוש בסדרות עיתיות ולוקח גורם זה בחשבון בתחזיותיו. כל אלה ונושאים רבים אחרים עלולים לפעול לרעת הנחות התוכנית ולכן, חשוב לבחון מצב קיים ואת רמת האיתנות הפיננסית של החברה והאם העסק מסוגל להתמודד עם שינויים בתוכנית.
